Das Erzeugen einer druckfähigen PDF

 

Themen

Einführung

Microsoft Word: Als PDF speichern

OpenOffice: In PDF exportieren

InDesign: Als PDF ausgeben

Acrobat Distiller: Einstellungen

Alternative PDF-Generatoren

 

Einführung

Das Portable Document Format (PDF) ist ein spezielles, universell auf Windows, Mac, etc. verwendbares Dateiformat, das sich als gestaltetes Dokument auf anderen Rechnern öffnen lässt, ohne die gleiche Software mit der das Dokument gestaltet wurde zu benötigen oder Fehler in der Darstellung zu riskieren. Ein PDF kann auch für den Versand per E-Mail optimiert werden, ohne auf das Originaldokument eingreifen zu müssen. Die Daten werden dazu komprimiert und für die reine Bildschirmansicht nicht unbedingt notwendige Elemente werden entfernt. Oder das PDF wird speziell für den Druck eingerichtet und liefert somit alle Parameter und Elemente, die das Herz des Druckers höher schlagen lassen, gleich mit. Dieses druckoptimierte PDF interessiert uns natürlich ganz besonders. Es lässt sich mit der passenden Software erstellen, wenn man bestimmt Einstellungen berücksichtigt.
 

Beispiel Microsoft Word: Als PDF speichern

Microsoft Word bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Datei als PDF zu speichern. Wenn Sie unter Datei auf Speichern unter gehen, wählen Sie als Dateityp einfach PDF (*.pdf) aus.
Unter Optimieren für wählen Sie Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken) aus. Klicken Sie auf Speichern. Fertig.

Pro: Einfach in der Bedienung.

Kontra: Das Ergebnis ist alles andere als optimal und lässt sich höchstens für reine Textwerke verwenden. Schriften, die nicht eingebettet werden können, werden als Pixelgrafik wiedergegeben. Hochauflösende Bilder werden auf 200dpi herunter gerechnet und der korrekte Farbraum CMYK wird als RGB ausgegeben. Auch die optionalen PDF-Einstellungen helfen nicht weiter.

 

Beispiel OpenOffice: In PDF exportieren

Bei OpenOffice können Sie ein Dokument als PDF exportieren. Gehen Sie dazu auf Datei und wählen Exportieren als PDF... Nun öffnet sich ein PDF Optionen-Fenster. Achten Sie darauf, dass die Einstellungen Verlustfreie Komprimierung und Grafikauflösung verringern = 300 dpi gewählt wurden. Exportieren klicken. Fertig.

Pro: Einfach in der Bedienung, gute Schrifteinbettung, digitaldrucktaugliches Ergebnis (bei RGB-Farben).

Kontra: CMYK-Farben werden sehr schlecht in RGB ausgegeben. Verwenden Sie daher nur RGB-Farben und lassen Sie diese anschließend bei uns in CMYK umwandeln (kostenlos bei unseren Full-Service-Paketen).
 

Beispiel InDesign: Als PDF ausgeben

InDesign nutzt den Adobe Acrobat Distiller als PDF-Generator, der sich als Druckertreiber unter den installierten Druckern auf Ihrem Rechner als »Adobe PDF« findet. Das Ergebnis gelingt Ihnen bei korrekter Voreinstellung professionell und absolut drucktauglich. Auf spezielle Einstellungen für den Distiller-Druckertreiber kommen wir weiter unten noch zu sprechen.
Achten Sie unbedingt darauf, dass dieser Druckertreiber als Standarddrucker markiert ist, um Verschiebungen im Layout zu vermeiden.
Gehen Sie auf Datei und wählen Sie Adobe PDF-Vorgaben. Wählen Sie entweder die Grundeinstellung Druckausgabequalität... oder wählen Sie Definieren..., was Ihnen ermöglicht, die Voreinstellungen für unsere Druckerei passend zur Papiersorte zu laden. Geben Sie das Verzeichnis und den Namen, unter denen die PDF-Datei gespeichert werden soll, an. Wenn Sie die Grundeinstellung Druckausgabequalität... verwenden möchten, achten Sie bitte darauf, dass unter den Adobe PDF exportieren Optionen, die sich nun öffnen, die Häkchen Schnittmarken und Beschnittzugabe-Einstellungen aktiv sind, damit auch die PDF die Beschnittzugaben erhält.
Das PDF-Ergebnis ist abhängig von den gewählten Vorgaben. Um Ihnen die Einstellungen zu vereinfachen, können Sie sich komplette Vorgaben unter Download als sogenannte Joboptions herunterladen, die bereits alle Einstellungen gespeichert haben. Diese gibt es für verschiedene Zwecke: Digitaldruck und Offsetdruck auf beschichtetem Papier als Standard für universelle Zwecke, und zwei weitere Voreinstellungen für den Offsetdruck auf Naturpapier und Werkdruck.

Pro: Je nach PDF-Vorgabe professionelle Ergebnisse.

Kontra: Teure Software.
 

Einstellungen des Acrobat Distiller

In der Regel steht der Distiller, sofern noch nie geändert, in einer Grundeinstellung, die allein für die Erzeugung von PDF-Dateien für die Betrachtung auf dem Bildschirm gedacht ist. Vergewissern Sie sich deshalb, dass die PDF-Einstellungen unseren Angaben entsprechen.
Doch Sie sollten den PDF-Druckertreiber, der dem Distiller zu Grunde liegt, zunächst ein wenig »frisieren«.

Bearbeiten Sie also erst die »Eigenschaften« von Adobe PDF: Sofern Sie sich näher mit einem Farbmanagement auseinandersetzen möchten, können Sie unter Farbverwaltung bereits an dieser Stelle das korrekte Profil wählen. Alle anderen ignorieren diesen Punkt und gehen direkt auf den Reiter Geräteeinstellungen. Hier finden Sie eine Liste mit dem Namen Ersetzungstabelle für Schriftarten. Diese listet sämtliche auf Ihrem Rechner installierte Schriften auf. Wie in unserem Beispiel rechts ersichtlich, steht hinter nahezu jeder Schrift ein <nicht ersetzen>. Allein die Schriftart »Courier« wird durch »Courier« ersetzt. Dies ist der Standard bei einem gerade erst installierten PDF-Druckertreiber und muss geändert werden! Bitte setzen Sie grundsätzlich alle Schriften auf <nicht ersetzen>. Achten Sie dabei vor allen Dingen auf die Schriften »Arial«, »Symbol« und »Times«.
Wenn Sie keine vordefinierten Einstellungen verwenden möchten, können Sie an dieser Stelle über den Reiter Allgemein auf die Taste Druckeinstellungen klicken und anschließend alle wichtigen Einstellungen manuell vornehmen.

Die Grundeinstellung: Gehen Sie auf den Reiter Adobe PDF-Einstellungen. Idealerweise wählen Sie im obersten Menü eine bereits drucktaugliche Voreinstellung. Klicken Sie nun auf Bearbeiten. Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer Ordnerstruktur auf der linken Seite. Hier finden sich mehrere Unterordner, angefangen bei Allgemein: Hier genügt es, die Kompatibilität auf Acrobat 4.0 (PDF 1.3) zurückzusetzen. Somit kann Ihr PDF auch mit älterer Software problemlos bearbeitet werden.
Bilder: Setzen Sie alle Komprimierungen entweder auf ZIP oder auf JPG in maximaler Qualität und folgen Sie auch bei den anderen Parametern unserem Beispiel. Sie können Ihr PDF relativ klein halten, indem Sie keine Bildauflösung über 300 dpi erlauben (dpi = ppi = lpi). Bei Farb- und Graustufenbildern sind 300 dpi, bei Strichzeichnungen (Schwarzweißbilder, nicht mit Graustufen zu verwechseln) sind 1200 dpi der korrekte Wert. Mit diesen Einstellungen werden alle Abbildungen auf den korrekten Wert heruntergerechnet und anschließend verlustfrei komprimiert.

Schriften: Vergewissern Sie sich, dass alle Schriften eingebettet werden. Dazu muss der Haken im oberen Kästchen stehen.

Farbe: Sofern die Druckdaten bei Ihnen erstellt werden, ist ein echtes Farbmanagement nicht durchführbar. Dennoch empfehlen wir Ihnen im Zweifelsfall die Farbeinstellungen Europa, Druckvorstufe 2 (Bezeichnung laut Adobe, kann sich von Version zu Version ändern) zu wählen. Dadurch bleiben Ihre Farben im korrekten Farbraum CMYK und das PDF wird mit dem universellen Profil FOGRA27 versehen. Dieses Profil wird auf unserer Seite durch dessen Nachfolger FOGRA39 ersetzt, was aber keine Farbveränderungen verursacht. Wenn Sie bereits andere Profile für z. B. Ihre Abbildungen verwendet haben, kann es zu größeren Abweichungen kommen. Überprüfen Sie alle verwendeten Programme und deaktivieren Sie alle Profile. Wenn Sie sich nicht sicher sind oder Ihre Version des Distillers die angezeigten Werte nicht listet, können Sie auch eine manuelle Einstellung dieser Parameter vornehmen: Wichtig ist, dass dabei unter Farbmanagement die Funktion in CMYK konvertieren erlaubt wird.

Erweitert: Viele der Sonderfunktionen sind für den Druck nicht notwendig. Belassen Sie die Einstellungen so wie sie sind.

Standards: Auch hier belassen Sie die Einstellungen so wie sie sind.
Über die Taste Speichern unter sichern Sie Ihre Einstellungen ein für alle Mal: Benennen Sie diese mit einer eindeutigen Bezeich­nung. Sie finden diese von nun an in der Auswahl der PDF-Optionen wieder, egal, ob Sie aus einer Anwendung exportieren, ob Sie über eine PostScript gehen oder ob Sie als PDF drucken. Sie müssen nur darauf achten, dass auch genau diese PDF-Einstellung verwendet wird.
Nutzen Sie den PDF-Export aus InDesign, gelten die dortigen Einstellungen (siehe InDesign: Als PDF ausgeben).
 

Alternative PDF-Generatoren

Die Grundlage einer drucktauglichen PDF ist – um es mit wenigen Worten zu sagen – immer eine saubere Einstellung der Parameter zu Farbraum, Auflösung und Schrifteinbettung. Das bedeutet, genau die Einstellungen, die wir Ihnen zum Thema Distiller weiter oben aufgelistet haben! Doch diese kostspielige Software steht nicht jedem zur Verfügung. Und natürlich gibt es auch zahlreiche andere Lösungen, um ein PDF erzeugen zu können.
Grundsätzlich lassen sich die genannten Einstellungen auf jeden x-beliebigen PDF-Generator übertragen. Sollten Sie also eine andere PDF-Software benutzen, so müssen Sie zunächst einmal nachschauen, ob diese überhaupt die Möglichkeit bietet, spezielle Einstellungen vornehmen zu können. Viele PDF-Lösungen sind für den E-Mail-Verkehr oder für Web-Lösungen optimiert und liefern definitiv keine drucktauglichen Ergebnisse. Sollten Sie Ihre Software also nicht dementsprechend einrichten können, so raten wir dringend von der Verwendung ab.
Leider hat sich oft gezeigt, dass viele der alternativen PDF-Generatoren fehlerhaft arbeiten. Es kommt zu Problemen in der Druckvorstufe – also z. B. bei der Erstellung des Druckmasters – oder sogar erst im Druck. Warum und bei welcher Software dies so ist, können wir Ihnen nicht pauschal beantworten, denn dazu müssten wir erst langwierige Tests vornehmen. Auch wird fast jede Software ständig überarbeitet und es wäre auch nicht fair, ein Programm als unbrauchbar zu bezeichnen, obwohl der ein oder andere Fehler bereits in einem aktuellen Update beseitigt wurde. Daher möchten wir Ihnen an dieser Stelle lediglich kostenlose Programme vorstellen, die uns allein aufgrund derer Verbreitung bekannt wurden. Wir konnten somit bereits ein wenig Erfahrung sammeln. Softwarelösungen, die uns negativ aufgefallen sind, listen wir hier nicht auf, denn mit Sicherheit gibt es bereits auch hier neuere Versionen, die bestens funktionieren. Wir können allerdings keinerlei Garantie übernehmen, dass auch mit den folgenden Programmen nicht doch unvorhergesehene Schwierigkeiten auftauchen können. Oft ist es aber das verwendete Layoutprogramm und nicht der PDF-Generator, das zu diesen unerwarteten Problemen führt.

FreePDF XP: Dieses Programm ist im Internet erhältlich – aber nicht alle bisherigen Versionen ließen sich einwandfrei für den Druck verwenden! Wir haben eine ältere Version (3.02) getestet und wirklich gute Ergebnisse erzielt. Bereits die Downloadseite weist auf GhostScript hin, welches parallel zu installieren und ebenfalls kostenlos erhältlich ist.
Eine weitere Alternative ist der PDF-Creator, zu erhalten unter http://www.pdfforge.org, den wir in der Version 0.9.6 zu vollster Zufriedenheit getestet haben. Aber auch hier gab es im Alltag schon manch ein Problem – wenn auch wohl eher bedingt durch falsche Anwendung. Daher können wir keine Garantie auf die tatsächliche Verwendbarkeit im Druck übernehmen.

Achtung: Durch die Installation des neuen Druckers (ein Drucker, das ist auch die PDF-Software wie der »Distiller«) und dessen Verwendung kann sich der Umbruch Ihres Dokumentes ändern! Richten Sie sich die PDF-Software daher als Standard-Drucker ein, schließen Sie das Programm, aus dem Sie drucken möchten (z.B. Word) und öffnen Sie es nun erneut. Überprüfen Sie den Umbruch des Satzes. Erst wenn alles in Ordnung ist, können Sie die PDF sicher erstellen.
Wenn Sie ganz sicher gehen möchten, empfehlen wir Ihnen, erst eine PDF zu erstellen und danach noch einmal das gesamte Dokument zu untersuchen. Sollte sich dennoch etwas verschoben haben, dann erstellen Sie nach Korrektur sicherheitshalber eine neue PDF.